オートメーションを設定する（エンタープライズプランのみ）

kickflowにて申請したチケットに対し、管理者にて設定したトリガーとアクションのルールをもとに、ルールに沿った対応を自動で実行することができます。

例えば「取引先申請が承認完了したら、自動的に取引先マスタに登録したい」「特定のフォーム内容で申請されたら、自動的に特定のラベルをつけたい」などの対応が可能となります。

なお、オートメーションの作成・編集・削除ができるのは、 オートメーションの管理権限 を持つ管理者のみです。

オートメーションを作成するには

1. 「管理センター」＞「ワークフロー」＞「オートメーション」 を開きます。
2. 「新規作成」をクリックし、「名前」・「説明」を入力し、「トリガーとアクションの設定」よりルールを設定します。
3. ルール設定後、「保存」ボタンをクリックします。

設定可能なルール一覧

トリガーを選択

• トリガーの種類（必須）：以下2つの条件より選択
  • ステータスが変わったとき：チケットのステータスが変わったときに実行
    • 「ステータスが変わったとき」の詳細設定：ステータスを選択（1つのみ選択可）
  • サブステータスが変わったとき：チケットのサブステータスが変わったときに実行
    • 「サブステータスが変わったとき」の詳細設定：サブステータスを選択（1つのみ選択可）

ルールを実行する条件を設定

• 以下のワークフローのチケットで実行する（必須）：対象となるワークフローを選択（1つのみ選択可）
• さらにチケットを絞り込む（必須）：以下2つの条件より選択
  • すべてのチケットで実行する：選択したワークフローのすべてのチケットで実行
  • 以下の条件を満たすチケットでのみ実行する：フォームの入力内容で実行条件を任意で設定可能

アクションを選択

• アクションの種類（必須）：以下2つの条件より選択
  • ラベルを付ける：対象のチケットに、指定したラベルを付ける
    • 「ラベルを付ける」の詳細設定：付与するラベルを選択する（複数選択可）
  • 汎用マスタにアイテムを追加する：対象のチケットの入力内容を元に、指定されたマスタにアイテムを作成または更新する
    • 「汎用マスタにアイテムを追加する」の詳細設定：
      • 対象の汎用マスタ：対象の汎用マスタを選択（1つのみ選択可）
      • フィールドのマッピング：チケットの入力フォームのフィールドを、汎用マスタの各種フィールドにマッピング

設定の上限値

本機能の上限値は以下となります。

• テナントごとに設定可能なルールは 5個 まで
• ルールごとに設定可能なアクションは 5個 まで
• トリガーに設定可能な条件式は 10個 まで
• アクションに選択可能なラベルは 10個 まで

※実行回数には上限はありません。

補足事項

• 設定したルールは順番に実行するため、ルールの途中でエラーが発生した場合、後続のアクションは実行されません。
• ルールの途中でエラーが発生した場合、リトライは行われずオートメーション管理者にメールで通知されます。
• アクション実行時には、管理権限や閲覧制限の制限は受けません。
  • 例１：オートメーションの作成者が汎用マスタ管理権限を持っていなくても、オートメーションは汎用マスタアイテムの登録可能
  • 例２：オートメーションの作成者がそのチケットの閲覧ができなくても、オートメーションはそのチケットにラベルを追加可能
• ルール作成後、設定したワークフローが削除された場合、作成したルールも削除されます。
• トリガーやルールを実行する条件で指定したワークフロー以外の各種レコードが削除された場合は、エラーも発生せずルールは削除されませんが、該当のトリガーは実行されません。
  • 例１：トリガー「サブステータスが変わったとき」で、参照しているサブステータスが削除された場合
  • 例２：条件で設定したフィールドコードに対応するフィールドが削除された場合
• アクションで指定した各種レコードが削除された場合、該当アクションを実行するとエラーになり、ルールが無効化され管理者にメールが通知されます。