フォームを外部公開して、外部ゲストからの申請を受け付ける

通常、kickflowではアカウントをお持ちの方のみ申請が可能ですが、本機能によってフォームを外部公開することで、外部ゲスト（kickflowのアカウントをお持ちでない方）からの申請を受け付けることができます。フォームを外部公開するかどうかは、ワークフロー単位で設定できます。

本機能は、 ワークフローの管理権限 を持つ管理者のみ設定可能です。

フォームを外部公開するには

以下の手順に沿って、外部公開用のワークフローを新しく作成してください。

1. ワークフローのフォームを外部公開するよう設定する

1. 「管理センター」＞「ワークフロー」＞「ワークフロー」 を開き、 「新規作成」 をクリックしてワークフローの 「基本情報」 画面を開きます。
2. フォームの外部公開 の設定で 「外部公開する」 を選択します（デフォルトでは、すべてのワークフローが 「外部公開しない（デフォルト）」 に設定されています）。
   

2. フォームの設定

1. 「フォームの設定」 画面に進み、通常のワークフローと同様にフォームを設定します。

2. 外部公開する場合、 「外部ゲストのメールアドレス」 オプションが表示されます。
   「外部ゲストのメールアドレスを収集する」 にチェックすると、メールアドレス入力必須のフィールドを表示し、入力されたメールアドレス宛に自動で申請完了メールを送信します。
   

   ※ 申請完了メールは、以下の文面で送信されます。

   // 件名
   【{$テナント名}】申請が完了しました
   
   // 本文
   以下の申請が完了しましたので、お知らせいたします。
   
   フォーム名：{$ワークフロー名}
   申請日時：{$申請完了日時}
   
   ※本メールは自動配信です。ご返信いただいても対応いたしかねますのでご了承ください。
   ※本メールに心当たりが無い場合は、お手数ですが本メールを破棄いただきますようお願いいたします。
   
   {$テナント名}
   

3. 「外部ゲストに申請結果（完了/却下）を通知する」 にチェックすると、申請が完了（承認）または却下されたときに、外部ゲストのメールアドレス宛に通知メールを送信します。
   本設定は、「外部ゲストのメールアドレスを収集する」 がチェックされている場合のみ有効です。
   

   ※ 申請結果の通知メールは、以下の文面で送信されます。

   完了時

   // 件名
   【{$テナント名}】申請が承認されました
   
   // 本文
   以下の申請が承認されましたので、お知らせいたします。
   
   フォーム名：{$ワークフロー名}
   申請日時：{$申請完了日時}
   承認日時：{$チケットの完了日時}
   
   ※本メールは自動配信です。ご返信いただいても対応いたしかねますのでご了承ください。
   ※本メールに心当たりが無い場合は、お手数ですが本メールを破棄いただきますようお願いいたします。
   
   {$テナント名}
   

   却下時

   // 件名
   【{$テナント名}】申請が却下されました
   
   // 本文
   以下の申請が却下されましたので、お知らせいたします。
   
   フォーム名：{$ワークフロー名}
   申請日時：{$申請完了日時}
   却下日時：{$チケットの却下日時}
   
   ※本メールは自動配信です。ご返信いただいても対応いたしかねますのでご了承ください。
   ※本メールに心当たりが無い場合は、お手数ですが本メールを破棄いただきますようお願いいたします。
   
   {$テナント名}
   

3. 経路の設定

1. 「経路の設定」 画面に進み、通常のワークフローと同様に経路を設定します。

4. 詳細設定

1. 「詳細設定」 画面に進み、通常のワークフローと同様に設定します。
2. ワークフローを保存します。

5. 外部ゲストにリンクを共有

1. 対象のワークフローのステータスが 「有効」 であることを確認したうえで、「チケット作成リンクを共有」 ボタンをクリックします。
2. 表示されたリンクをコピーし、申請を受け付ける対象者に共有してください。

外部公開したフォームを非公開にするには

外部公開したフォームを非公開にするには、ワークフローを無効化する必要があります。

1. 対象のワークフロー詳細を開きます。
2. 「無効化」 ボタンをクリックし、無効化します。

外部公開フォームの共有リンクを再発行するには

共有リンクを任意のタイミングで再発行できます（共有リンクを再発行できるのは、フォームが外部公開されたワークフローのみです）。

1. 対象のワークフロー詳細を開き、「チケット作成リンクを共有」 ボタンをクリックします。
2. 「リンクを再発行」 ボタンをクリックします。
3. 確認ダイアログが表示されるので、内容を確認したうえで 「再発行」 をクリックします。

利用できない機能について

フォームを外部公開するワークフローとそのチケットでは、以下の機能が利用できません。

ワークフローで利用できない機能

• ユーザー情報に依存するフォームの設定

  • チケット型フィールド
  • クラウドサイン連携
  • 申請者・申請チームに依存した自動計算
  • すべての自動計算用グローバル変数

• ユーザー情報に依存、または、申請者の操作が必要な経路の設定

  • 申請者・申請チームに依存した条件分岐
  • 承認者タイプ「上長を指定」「申請者自身」「申請者が指名」を含む経路の利用

• ユーザー情報に依存する詳細設定

  • 「特定のユーザーを自動的に共有ユーザーにする」

また、フォームを外部公開するワークフローの以下の設定は変更できません。

• 「このワークフローで申請可能なユーザー」
  • 外部公開すると 「リンクを知っているインターネット上の誰でも」 以外に変更できません。
• 「ユーザーによるチケット作成を制限」
  • 外部公開すると 「共有リンクからのみチケット作成可能」 以外に変更できません。

チケットで利用できない機能

• 共有リンク以外からのチケット作成

  • 通常のチケット作成時のワークフロー選択画面（/dashboard/workflows/search）での選択
  • チケットの複製

• 申請者による申請以外の操作

  • 下書き保存
  • 申請の取り下げ

• 申請者への差し戻し

  • 申請者以外（前のステップの承認者）への差し戻しは可能です。

その他利用できない機能

• 「外部ゲスト」での絞り込み
  • 各チケット検索画面（マイチケット、承認リクエスト、チケット検索、ビュー）において、申請者の絞り込みで「外部ゲスト」は選択できません。ワークフローで絞り込んでください。
  • 分析レポートにおいて、対象ユーザーの絞り込みで「外部ゲスト」は選択できません。対象ワークフローで絞り込んでください。

補足

IPアドレス制限は、外部公開するワークフローのフォームにも適用されます。
機能の詳細はIPアドレスを制限する（エンタープライズプランのみ）をご確認ください。