オートメーションを設定する

kickflowにて申請したチケットに対し、管理者にて設定したトリガーとアクションのルールをもとに、ルールに沿った対応を自動で実行することができます。

例えば「取引先申請が承認完了したら、自動的に取引先マスタに登録したい」「特定のフォーム内容で申請されたら、自動的に特定のラベルをつけたい」などの対応が可能となります。

なお、オートメーションの作成・編集・削除ができるのは、 オートメーションの管理権限 を持つ管理者のみです。

オートメーションを作成するには

1. 「管理センター」＞「オートメーション」 を開きます。
2. 「新規作成」をクリックし、「名前」・「説明」を入力し、「トリガーとアクションの設定」よりルールを設定します。
3. ルール設定後、「保存」ボタンをクリックします。

設定可能なルール一覧

トリガーを選択

• 「トリガーの種類」 で、以下のいずれかを選択します。

  • ステータスが変わったとき：チケットのステータスが変わったときに実行
  • サブステータスが変わったとき：チケットのサブステータスが変わったときに実行（エンタープライズプランのお客様のみ選択可）

• 詳細設定で、ステータスまたはサブステータスを指定します。

実行条件を設定

• 「以下のワークフローのチケットで実行する」 で、対象となるワークフローを1つ選択します。

• 詳細設定の 対象のチケット で「指定した条件を満たすチケット」を選択すると、任意の条件を指定できます。

アクションを選択

「アクションの種類」 で、以下のいずれかを選択します。選択したアクションの種類によって、詳細設定の内容が異なります。

チケットの操作に関わるアクション

ラベルを付ける：対象のチケットに、指定したラベルを付けるアクションです。

• 詳細設定で、付与するラベルを選択します（10件まで選択可）。

  選択したラベルがすでに付与されている場合は、エラーとならずスキップされます。

ラベルを外す：対象のチケットから、指定したラベルを外すアクションです。

• 詳細設定で、外すラベルを選択します（10件まで選択可）。

  選択したラベルがすでに外されている場合は、エラーとならずスキップされます。

共有ユーザーを追加する：対象のチケットに、指定した共有ユーザーを追加するアクションです。

• 詳細設定の「追加」ボタンから、追加する共有ユーザーを選択します（複数選択可）。

  選択した共有ユーザーがすでに追加されている場合は、エラーとならずスキップされます。

チケットから別の場所にデータを登録するアクション

汎用マスタにアイテムを登録する：対象のチケットの入力内容を元に、指定されたマスタにアイテムを追加、または、更新するアクションです。

• 詳細設定：

  • 「対象の汎用マスタ」：対象の汎用マスタを1つ選択します。
  • 「汎用マスタへ登録するフィールド」：チケットのフィールドの入力内容を、汎用マスタの各種フィールドにマッピングします。
    • 汎用マスタアイテムはコードにより同一アイテムかを識別するため、すでに同じコードのアイテムが存在する場合はそのアイテムを更新します。
    • コード未指定の場合は、ランダムなコードで新規登録されます。

  マッピング可能な型

  フィールド（コピー元）	汎用マスタのフィールド（コピー先）
  テキスト（短文）	名前、コード、説明、テキスト（短文）、テキスト（長文）
  テキスト（長文）	説明、テキスト（長文）
  整数	名前、コード、説明、整数、数値、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  数値	名前、コード、説明、数値、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  自動計算	名前、コード、説明、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  日付	名前、コード、説明、開始日、終了日、日付、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  プルダウン	名前、コード、説明、プルダウン、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  チェックボックス	チェックボックス

  アクション実行時にフォームのフィールド型と汎用マスタアイテムのフィールド型と互換性がない場合、マッピングされません。

  コピー先に「開始日」「終了日」を指定する場合、開始日が終了日より後になる場合はエラーとなり、アイテムの登録・更新は行われません。

kintoneにデータを登録する（エンタープライズプランのみ）：対象のチケットの入力内容を元に、指定されたkintoneアプリにデータを追加、または、既存データを更新するアクションです。

• 詳細設定：

  • 「対象のkintoneアプリ」：テナントに登録したkintoneアプリが候補に表示されるので、チケットの入力内容を登録するkintoneアプリを選択します。
    • 事前にテナントにkintoneアプリの情報を登録する必要があります。詳細はkintoneと連携するをご確認ください。
  • 「更新対象レコードIDが入力されるフィールド」：既存のkintoneレコードを更新する場合、対象のレコードIDが入力されるフィールドを選択してください。フィールドを指定しない場合、または指定されたフィールドが空の場合は、すべて新規レコードとして登録されます。
  • 「kintoneに登録するフィールド」：チケットのフィールドの入力内容を、kintoneの各項目にマッピングします。
    • フィールド：kintoneに登録するデータが入力されるフィールドを選択します。
    • kintoneの項目：kintoneアプリに含まれる項目名の一覧が表示されるので、データの入力先となる項目を選択します。

  kintoneへのレコード保存に失敗した際のよくある対処法は、kintoneへのレコード保存に失敗した際の対処法を教えてくださいをご確認ください。

FUJIFILM IWproに添付ファイルをアップロードする：対象のチケットの添付ファイルを、FUJIFILM IWpro 文書管理へ自動アップロードするアクションです。

• 詳細設定：

  • 「FUJIFILM IWproのアップロード先」：連携したFUJIFILM IWpro 文書管理のオフィス/キャビネット/ドロワー/フォルダの構成が表示されるので、アップロード先を選択します。
    • 事前にFUJIFILM IWproと連携する必要があります。詳細は、FUJIFILM IWproと連携するをご確認ください。
  • 「アップロード対象のファイル型フィールド」：ワークフローのアップロード対象となるファイル型フィールドを選択します（最大2件）。
    • 「実行条件の設定」で選択したワークフローにファイル型フィールドが存在しない場合は、選択できません。

  連携の有効期限が切れると、オートメーション実行時にエラーが通知されます。
  その際は、FUJIFILM IWproと再連携してください。詳細は、FUJIFILM IWproと連携するをご確認ください。

設定の上限値

本機能の上限値は以下となります。

• テナントごとに設定可能なルールは 100個 まで
• ルールごとに設定可能なアクションは 5個 まで
• トリガーに設定可能な条件式は 10個 まで
• アクション実行回数の上限
  • スタンダードプラン以下：月100回 まで
  • エンタープライズプラン：月10,000回 まで

オートメーションの実行ログの確認

「管理センター」＞「オートメーション」＞「オートメーション実行ログ」 を開くと、実行ログが確認できます。
また、各行の 「詳細」 ボタンをクリックすると、各ルールのアクション実行詳細を確認できます。

アクション実行回数のカウント方法

• ルールが実行されるたびに、そのルール内の各アクションの実行回数がカウントされます。
• 失敗したアクションも1回としてカウントされます。
• 失敗したアクションより後のアクションは、実行されないためカウントされません。

実行ログの保存期間

• 最大で先々月（2ヶ月前の月初）まで遡って確認できます。
• 2025年5月1日以降の実行ログが表示されます。

補足事項

• 設定したルールは順番に実行するため、ルールの途中でエラーが発生した場合、後続のアクションは実行されません。
• ルールの途中でエラーが発生した場合、リトライは行われずオートメーション管理者にメールで通知されます。
• オートメーションの実行条件やアクションには、閲覧制限されたセクションのフィールドは使用できません。すでに設定されたフィールドを含むセクションに閲覧制限が後から設定された場合、該当のオートメーションは無効化されます。閲覧制限について詳しくは セクションの閲覧制限を設定する（エンタープライズプランのみ） をご確認ください。
• アクション実行時には、管理権限や共有設定の制限は受けません。
  • 例１：オートメーションの作成者が汎用マスタ管理権限を持っていなくても、オートメーションは汎用マスタアイテムの登録可能
  • 例２：オートメーションの作成者がそのチケットの共有ユーザーではなくても、オートメーションはそのチケットにラベルを付ける/外すことが可能
• ルール作成後、設定したワークフローが削除された場合、作成したルールも削除されます。
• トリガーやルールを実行する条件で指定したワークフロー以外の各種レコードが削除された場合は、エラーも発生せずルールは削除されませんが、該当のトリガーは実行されません。
  • 例１：トリガー「サブステータスが変わったとき」で、参照しているサブステータスが削除された場合
  • 例２：条件で設定したフィールドコードに対応するフィールドが削除された場合
• アクションで指定した各種レコードが削除された場合、該当アクションを実行するとエラーになり、ルールが無効化され管理者にメールが通知されます。