オートメーションを設定する

kickflowにて申請したチケットに対し、管理者にて設定したトリガーとアクションのルールをもとに、ルールに沿った対応を自動で実行することができます。

例えば「取引先申請が承認完了したら、自動的に取引先マスタに登録したい」「特定のフォーム内容で申請されたら、自動的に特定のラベルをつけたい」などの対応が可能となります。

なお、オートメーションの作成・編集・削除ができるのは、 オートメーションの管理権限 を持つ管理者のみです。

オートメーションを作成するには

1. 「管理センター」＞「オートメーション」 を開きます。
2. 「新規作成」をクリックし、「名前」・「説明」を入力し、「トリガーとアクションの設定」よりルールを設定します。
3. ルール設定後、「保存」ボタンをクリックします。

設定可能なルール一覧

トリガーを選択

• 「トリガーの種類」 で、以下のいずれかを選択します。

  • ステータスが変わったとき：チケットのステータスが変わったときに実行
  • サブステータスが変わったとき：チケットのサブステータスが変わったときに実行（エンタープライズプランのお客様のみ選択可）

• 詳細設定で、ステータスまたはサブステータスを指定します。

実行条件を設定

• 「以下のワークフローのチケットで実行する」 で、対象となるワークフローを1つ選択します。

• 詳細設定の 対象のチケット で「指定した条件を満たすチケット」を選択すると、任意の条件を指定できます。

アクションを選択

「アクションの種類」 で、以下のいずれかを選択します。選択したアクションの種類によって、詳細設定の内容が異なります。

チケット

チケットにラベルを付ける：対象のチケットに、指定したラベルを付けるアクションです。

• 詳細設定で、付与するラベルを選択します（10件まで選択可）。

  選択したラベルがすでに付与されている場合は、エラーとならずスキップされます。

チケットのラベルを外す：対象のチケットから、指定したラベルを外すアクションです。

• 詳細設定で、外すラベルを選択します（10件まで選択可）。

  選択したラベルがすでに外されている場合は、エラーとならずスキップされます。

チケットに共有ユーザーを追加する：対象のチケットに、指定した共有ユーザーを追加するアクションです。

• 詳細設定の「追加」ボタンから、追加する共有ユーザーを選択します（複数選択可）。

  選択した共有ユーザーがすでに追加されている場合は、エラーとならずスキップされます。

汎用マスタ

汎用マスタにアイテムを登録する：対象のチケットの入力内容をもとに、指定されたマスタにアイテムを追加、または、更新するアクションです。

• 詳細設定：

  • 「対象の汎用マスタ」：対象の汎用マスタを1つ選択します。
  • 「汎用マスタへ登録するフィールド」：チケットのフィールドの入力内容を、汎用マスタの各種フィールドにマッピングします。
    • 汎用マスタアイテムはコードにより同一アイテムかを識別するため、すでに同じコードのアイテムが存在する場合はそのアイテムを更新します。
    • コード未指定の場合は、ランダムなコードで新規登録されます。

  マッピング可能な型

  フィールド（コピー元）	汎用マスタのフィールド（コピー先）
  テキスト（短文）	名前、コード、説明、テキスト（短文）、テキスト（長文）
  テキスト（長文）	説明、テキスト（長文）
  整数	名前、コード、説明、整数、数値、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  数値	名前、コード、説明、数値、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  自動計算	名前、コード、説明、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  日付	名前、コード、説明、開始日、終了日、日付、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  日時	名前、説明、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  プルダウン	名前、コード、説明、プルダウン、テキスト（短文）、 テキスト（長文）
  チェックボックス	チェックボックス

  アクション実行時にフォームのフィールド型と汎用マスタアイテムのフィールド型と互換性がない場合、マッピングされません。

  コピー先に「開始日」「終了日」を指定する場合、開始日が終了日より後になる場合はエラーとなり、アイテムの登録・更新は行われません。

汎用マスタのアイテムを削除する：対象のチケットの入力内容をもとに、指定した汎用マスタから該当するアイテムを削除するアクションです。

• 詳細設定：

  • 「対象の汎用マスタ」：削除対象のアイテムが含まれる汎用マスタを1つ選択します。
  • 「参照するフィールド」：削除するアイテムのコードと照合するフィールドを1つ選択します。選択したフィールドの値と、汎用マスタアイテムのコードが完全一致した場合にアイテムを削除します（大文字・小文字を区別します）。

  設定可能なフィールドの型：テキスト（短文）、整数、数値、自動計算、プルダウン、日付

管理者ロール

管理者ロールにメンバーを追加する：対象の管理者ロールに、チケットで指定されたユーザーを追加するアクションです。

• 詳細設定：

  • 「対象の管理者ロール」：追加先の管理者ロールを1つ選択します。

    「スーパー管理者」へのオートメーションによるメンバー追加はできません。

  • 「参照するユーザー型フィールド」：追加するユーザーが指定されたユーザー型フィールドを選択します（複数選択可）。

    • 対象のワークフローにユーザー型フィールドがない場合は選択できません。

外部連携

kintoneにデータを登録する（エンタープライズプランのみ）：対象のチケットの入力内容を元に、指定されたkintoneアプリにデータを追加、または、既存データを更新するアクションです。

• 詳細設定：

  • 「対象のkintoneアプリ」：テナントに登録したkintoneアプリが候補に表示されるので、チケットの入力内容を登録するkintoneアプリを選択します。
    • 事前にテナントにkintoneアプリの情報を登録する必要があります。詳細はkintoneと連携するをご確認ください。
  • 「更新対象レコードIDが入力されるフィールド」：既存のkintoneレコードを更新する場合、対象のレコードIDが入力されるフィールドを選択してください。フィールドを指定しない場合、または指定されたフィールドが空の場合は、すべて新規レコードとして登録されます。
  • 「kintoneに登録するフィールド」：チケットのフィールドの入力内容を、kintoneの各項目にマッピングします。
    • フィールド：kintoneに登録するデータが入力されるフィールドを選択します。
    • kintoneの項目：kintoneアプリに含まれる項目名の一覧が表示されるので、データの入力先となる項目を選択します。

  kintoneへのレコード保存に失敗した際のよくある対処法は、kintoneへのレコード保存に失敗した際の対処法を教えてくださいをご確認ください。

FUJIFILM IWproに添付ファイルをアップロードする：対象のチケットの添付ファイルを、FUJIFILM IWpro 文書管理へ自動アップロードするアクションです。

• 詳細設定：

  • 「FUJIFILM IWproのアップロード先」：連携したFUJIFILM IWpro 文書管理のオフィス/キャビネット/ドロワー/フォルダの構成が表示されるので、アップロード先を選択します。
    • 事前にFUJIFILM IWproと連携する必要があります。詳細は、FUJIFILM IWproと連携するをご確認ください。
  • 「アップロード対象のファイル型フィールド」：ワークフローのアップロード対象となるファイル型フィールドを選択します（最大2件）。
    • 「実行条件の設定」で選択したワークフローにファイル型フィールドが存在しない場合は、選択できません。

  連携の有効期限が切れると、オートメーション実行時にエラーが通知されます。
  その際は、FUJIFILM IWproと再連携してください。詳細は、FUJIFILM IWproと連携するをご確認ください。

設定の上限値

本機能の上限値は以下となります。

• テナントごとに設定可能なルールは 100個 まで
• ルールごとに設定可能なアクションは 5個 まで
• トリガーに設定可能な条件式は 10個 まで
• アクション実行回数の上限
  • スタンダードプラン以下：月100回 まで
  • エンタープライズプラン：月10,000回 まで

オートメーションの実行ログの確認

「管理センター」＞「オートメーション」＞「オートメーション実行ログ」 を開くと、実行ログが確認できます。
また、各行の 「詳細」 ボタンをクリックすると、各ルールのアクション実行詳細を確認できます。

アクション実行回数のカウント方法

• ルールが実行されるたびに、そのルール内の各アクションの実行回数がカウントされます。
• 失敗したアクションも1回としてカウントされます。
• 失敗したアクションより後のアクションは、実行されないためカウントされません。

実行ログの保存期間

• 最大で先々月（2ヶ月前の月初）まで遡って確認できます。
• 2025年5月1日以降の実行ログが表示されます。

補足事項

• 設定したルールは順番に実行するため、ルールの途中でエラーが発生した場合、後続のアクションは実行されません。
• ルールの途中でエラーが発生した場合、リトライは行われずオートメーション管理者にメールで通知されます。
• オートメーションの実行条件やアクションには、閲覧制限されたセクションのフィールドは使用できません。すでに設定されたフィールドを含むセクションに閲覧制限が後から設定された場合、該当のオートメーションは無効化されます。閲覧制限について詳しくは セクションの閲覧制限を設定する（エンタープライズプランのみ） をご確認ください。
• アクション実行時には、管理権限や共有設定の制限は受けません。
  • 例１：オートメーションの作成者が汎用マスタ管理権限を持っていなくても、オートメーションは汎用マスタアイテムの登録可能
  • 例２：オートメーションの作成者がそのチケットの共有ユーザーではなくても、オートメーションはそのチケットにラベルを付ける/外すことが可能
• ルール作成後、設定したワークフローが削除された場合、作成したルールも削除されます。
• トリガーやルールを実行する条件で指定したワークフロー以外の各種レコードが削除された場合は、エラーも発生せずルールは削除されませんが、該当のトリガーは実行されません。
  • 例１：トリガー「サブステータスが変わったとき」で、参照しているサブステータスが削除された場合
  • 例２：条件で設定したフィールドコードに対応するフィールドが削除された場合
• アクションで指定した各種レコードが削除された場合、該当アクションを実行するとエラーになり、ルールが無効化され管理者にメールが通知されます。