経路を作成する
複数のワークフローを作成していくと、同じような承認経路を使いまわしたいケースが発生します。kickflowでは複数のワークフローで承認経路を共有できるようにするため、ワークフローとは別に経路を管理する設計になっています。
経路を作成するには
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「管理センター」>「ワークフロー」>「経路」 を開きます。
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「新規作成」 をクリックします。
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基本情報を入力します。
- 名前:この経路の名前です。管理者にのみ見えるため、管理しやすい名前を付けてください。
- 説明:この経路の説明です。
- このバージョンの管理用メモ:このワークフローの該当バージョンに対する管理者用のメモを記載できます。
- フォルダ:この経路を管理するフォルダです。
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「ステップを追加」 をクリックし、ステップを作成します。
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ステップ情報 - ステップ名:このステップの名前です。申請者や承認者に見えるため、分かりやすい名前を設定してください。
- アクションタイプ:このステップの承認者が実行可能な操作です(詳しくは後述)
- 承認者への指示:このステップを担当するユーザー向けの指示です。
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承認者
- 承認者タイプ:誰に担当させるかのルールを設定してください(詳しくは後述)
- 次のステップに進む条件:次のステップに進むのに何人または何%の承認が必要かを設定します。
- 自己承認の許可・不許可:申請者自身が承認者になる場合に、自分で承認することを許可するかを設定します。
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実行条件
- このステップの実行条件:ステップを実行するか設定してください(詳しくは後述)
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詳細情報
- 経路ステップコード:経路ステップを識別するユニークな文字列
- サブステータス:このステップで付与したいサブステータスを設定します。
- このステップの承認者に引き上げを許可する:このステップより前の承認者が承認を行えない場合に、このステップの承認者による引き上げを許可する設定をします。
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ステップ情報 - ステップ名:このステップの名前です。申請者や承認者に見えるため、分かりやすい名前を設定してください。
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「バージョンを保存」 をクリックします。
経路ステップコードには、初めからランダムなコード(16桁英数)が設定されておりますが、変更可能となります。
変更する場合、半角英数字・ハイフン・アンダーバーのみ使用でき、最大100文字まで入力可能となります。
アクションタイプ
アクションタイプは承認者が実行可能な操作を表します。
承認 / 差し戻し
- 承認者は「承認」「差し戻し」「却下」が可能です。
- 通常の承認ステップではこのアクションタイプを使用してください。
回覧(確認あり)
- 承認者は「確認」のみ可能です。「差し戻し」はできません。
- 承認者に内容の可否の判断はさせたくないが特定の作業を依頼したい場合や、通知を送信しチケットの内容を確認したかどうかを把握したい場合に使用してください。
回覧(確認なし)
- 承認者は何らかの操作は不要です。自動的に次のステップに進みます。
- 承認者に通知を送信したいケースで、チケットの内容を確認したかどうかを把握する必要がない場合に使用してください。
承認者タイプ
承認者タイプには以下の6種類があります。
上長を指定
- 申請者の上長に担当させたい場合に使用します。
- 「上長の指名方法」を指定することで、直属の上長を指名したり、特定の役職の上長を指名することが可能です。
- 上長を指定する場合、条件に合う上長がいない場合を考慮する必要があります。例えば、部長の直属の部下がチケットを作成した場合に、役職が課長の上長に担当させようとしても承認者が見つからないことが発生します。kickflowではこうした場合に備えて、以下の3つの例外処理をサポートしています。
- 申請者の直属の上長に担当させる
- より上位の役職の上長に担当させる
- ステップをスキップする
チームを指定
- 特定のチームに担当させたい場合に使用します。例えば、経理チームによる予算承認や、法務チームによる反社チェックなどは、誰が申請者であっても同じチームのユーザーに担当させたいため、この指定を使うのに適しています。
- 役職を組み合わせて指定することが可能です。例えば、経理チームの課長以上のみに担当させてい場合に使用してください。
- チームと役職の指定を最大10個まで設定できます。
ユーザーを指定
- 特定のユーザーに担当させたい場合に使用します。
- ユーザーの退職時に経路のメンテナンスが必要になるため、この指定方法は推奨しません。「チームを指定」と役職の組み合わせで経路を実現できないか検討してください。
申請者自身
- 申請者自身に担当させたい場合に使用します。
- 一般的なユースケースとして、申請者に何らかの作業をさせたいときに使用します。例えば、契約締結の承認ワークフローにおいて、上長の承認が得られた後に申請者自身を承認者として、契約に必要な業務を担当させるようなケースで使用してください。
申請者が指名
- 申請者に承認者を指名させたい場合に使用します。
- 例外パターンが非常に多いときなど、事前に承認者を決めておくことが難しいようなケースにおいては、管理者があらゆるパターンを想定して経路を作るよりこのタイプを使って申請者に設定させた方が運用が楽になることがあります。
- 最小指名人数はデフォルトで1ですが、0以上の整数を設定可能です。0にした場合、申請者は誰も指名せずにこの承認ステップをスキップすることができるようになります。
- 指名可能な承認者をチームと役職で限定することができます。両方指定した場合はAND条件となります。
- チームと役職の指定を最大10個まで設定できます。
前ステップの承認者が指名
- 承認者に次の承認者を指名させたい場合に使用します。
- 「申請者が指名」とほとんど同じですが、申請者が指名するのではなく承認者が指名するという違いがあります。
- 最小指名人数はデフォルトで1ですが、0以上の整数を設定可能です。0にした場合、承認者は誰も指名せずにこの承認ステップをスキップすることができるようになります。
- 指名可能な承認者をチームと役職で限定することができます。両方指定した場合はAND条件となります。
- チームと役職の指定を最大10個まで設定できます。
実行条件
実行条件には以下の3種類があります。
常に実行する
- 常にステップを実行したい場合に使用します(デフォルト選択)。
※承認者タイプに「申請者が指名」を指定した場合、「常に実行する」のみ選択可能です。
以下の条件を満たしたときだけ実行する
- 設定した条件に一致した場合、ステップを実行します。
- 特定の役職やチームの申請者のみステップを実行したい場合に使用します。
- 条件は1つのステップに対して最大5件まで設定できます。
以下の条件を満たしたときだけ実行しない
- 設定した条件に一致した場合、ステップを実行しません。
- 特定の役職やチームの申請者のみステップをスキップしたい場合に使用します。
- 条件は1つのステップに対して最大5件まで設定できます。
実行条件の補足
エンタープライズプランの場合、ワークフローの入力値をステップの実行条件にすることができます。
参照したい入力項目のデータ型に応じて、以下のように実行条件を選択してください。
経路の実行条件に入力する 「フィールド」 | 参照する項目のデータ型 |
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文字列の変数 | テキスト(短文)・テキスト(長文)・プルダウン・日付・自動計算(結果が文字列のもの) |
数値、整数の変数 | 数値・整数・自動計算(結果が数値のもの) |
チェックボックスの変数 | チェックボックス |
汎用マスタの変数 | 汎用マスタ |
その他の変数(ファイル、ユーザー、チーム、チケット) | ファイル・ユーザー・チーム・チケット |
変数名へ変数を入力する際には{}を除いて入力してください。
例)${123}→$123
経路を作成したら
経路を作成後は、 ワークフローの作成 において経路を指定することができます。
上長を指定する複雑な経路を作成した場合は、実際に申請者ごとに誰が承認者となるのかを確認したいことがあります。そうした場合には、 経路のシミュレーション を使用してください。