経路を作成する

複数のワークフローを作成していくと、同じような承認経路を使いまわしたいケースが発生します。kickflowでは複数のワークフローで承認経路を共有できるようにするため、ワークフローとは別に経路を管理する設計になっています。

経路を作成するには

1. 「管理センター」＞「ワークフロー」＞「経路」を開きます。
   
   
2. 「新規作成」をクリックします。
   
   
   
3. 基本情報を入力します。
   • 名前：この経路の名前です。管理者にのみ見えるため、管理しやすい名前を付けてください。
   • 説明：この経路の説明です。
   • フォルダ：この経路を管理するフォルダです。
     
4. 「ステップを追加」をクリックし、ステップを作成します。
   • ステップ情報
     • ステップ名：このステップの名前です。申請者や承認者に見えるため、分かりやすい名前を設定してください。
     • アクションタイプ：このステップの承認者が実行可能な操作です（詳しくは後述）
     • 承認者への指示：このステップを担当するユーザー向けの指示です。
   • 承認者
     • 承認者タイプ：誰に担当させるかのルールを設定してください（詳しくは後述）
     • 次のステップに進む条件：次のステップに進むのに何人または何%の承認が必要かを設定します。
     • 自己承認の許可・不許可：申請者自身が承認者になる場合に、自分で承認することを許可するかを設定します。
     • 特定の条件のときスキップ：申請者のチームや役職にもとづいてステップをスキップさせることができます。
       
       「バージョンを保存」をクリックします。

アクションタイプ

アクションタイプは承認者が実行可能な操作を表します。

承認 / 差し戻し

• 承認者は「承認」「差し戻し」「却下」が可能です。
• 通常の承認ステップではこのアクションタイプを使用してください。

回覧（確認あり）

• 承認者は「確認」のみ可能です。「差し戻し」はできません。
• 承認者に内容の可否の判断はさせたくないが特定の作業を依頼したい場合や、通知を送信しチケットの内容を確認したかどうかを把握したい場合に使用してください。

回覧（確認なし）

• 承認者は何らかの操作は不要です。自動的に次のステップに進みます。
• 承認者に通知を送信したいケースで、チケットの内容を確認したかどうかを把握する必要がない場合に使用してください。

承認者タイプ

承認者タイプには以下の6種類があります。

上長を指定

• 申請者の上長に担当させたい場合に使用します。
• 役職を組み合わせて指定することが可能です。
  • 例えば、申請者のレポートラインが「申請者→課長→部長→役員」の場合、役職を「部長」に指定することで部長に担当させることができます。
  • 指定しない場合、申請者の直属の上長が承認者となります。
• 上長を指定する場合、条件に合う上長がいない場合を考慮する必要があります。例えば、部長の直属の部下がチケットを作成した場合に、役職が課長の上長に担当させようとしても承認者が見つからないことが発生します。kickflowではこうした場合に備えて、以下の3つの例外処理をサポートしています。
  1. 申請者の直属の上長に担当させる
  2. より上位の役職の上長に担当させる
  3. ステップをスキップする

チームを指定

• 特定のチームに担当させたい場合に使用します。例えば、経理チームによる予算承認や、法務チームによる反社チェックなどは、誰が申請者であっても同じチームのユーザーに担当させたいため、この指定を使うのに適しています。
• 役職を組み合わせて指定することが可能です。例えば、経理チームの課長以上のみに担当させてい場合に使用してください。

ユーザーを指定

• 特定のユーザーに担当させたい場合に使用します。
• ユーザーの退職時に経路のメンテナンスが必要になるため、この指定方法は推奨しません。「チームを指定」と役職の組み合わせで経路を実現できないか検討してください。

申請者自身

• 申請者自身に担当させたい場合に使用します。
• 一般的なユースケースとして、申請者に何らかの作業をさせたいときに使用します。例えば、契約締結の承認ワークフローにおいて、上長の承認が得られた後に申請者自身を承認者として、契約に必要な業務を担当させるようなケースで使用してください。

申請者が指名

• 申請者に承認者を指名させたい場合に使用します。
• 例外パターンが非常に多いときなど、事前に承認者を決めておくことが難しいようなケースにおいては、管理者があらゆるパターンを想定して経路を作るよりこのタイプを使って申請者に設定させた方が運用が楽になることがあります。
• 最小指名人数はデフォルトで1ですが、0以上の整数を設定可能です。0にした場合、申請者は誰も指名せずにこの承認ステップをスキップすることができるようになります。
• 指名可能な承認者をチームと役職で限定することができます。両方指定した場合はAND条件となります。

前ステップの承認者が指名

• 承認者に次の承認者を指名させたい場合に使用します。
• 「申請者が指名」とほとんど同じですが、申請者が指名するのではなく承認者が指名するという違いがあります。
• 最小指名人数はデフォルトで1ですが、0以上の整数を設定可能です。0にした場合、承認者は誰も指名せずにこの承認ステップをスキップすることができるようになります。
• 指名可能な承認者をチームと役職で限定することができます。両方指定した場合はAND条件となります。

経路を作成したら

経路を作成後は、ワークフローの作成において経路を指定することができます。

上長を指定する複雑な経路を作成した場合は、実際に申請者ごとに誰が承認者となるのかを確認したいことがあります。そうした場合には、経路のシミュレーションを使用してください。