ユーザーを削除する前に確認すること
申請・承認フローへの影響と対応手順を、ユーザーを削除する前に確認してください。
ユーザーを削除すると、申請・承認フローに影響が発生します。 削除前に必ずこのページを確認してください。
削除対象が申請者の場合
削除による影響
処理中（未完了）のチケットが、強制的にアーカイブされます。アーカイブされたチケットは復元できません。チケットを複製して別の担当者が再申請できます。ただし、最初から承認を取り直す必要があります。
削除のタイミングと手順
削除前の手順として、処理中のチケットがなくなってから削除する方法と、一律のルールで運用する方法の2つのアプローチがあります。組織の規模や管理体制に合わせて選択してください。
処理中のチケットがなくなってから削除する場合
「マイチケットの引き継ぎ」機能を使う
指定したユーザーのマイチケットを他のユーザーに引き継ぐ機能を使って、処理中のチケットを後任者に引き継いだ後、ユーザーを削除します。
- 向いているケース：後任者を個別に設定できる管理体制がある組織
- 注意点：チケットごとに後任者を管理者が個別に把握・設定するオペレーションが必要です
チケットが完了するまで待つ
対象ユーザーが申請したチケットのうち、処理中ステータスのものがなくなったことを確認してからユーザーを削除します。ステータスはチケット検索画面から確認できます。
- 向いているケース：処理中のチケット数が少なく、削除を急がない組織
- 注意点：完了タイミングを管理者側で把握できないため、定期的な確認作業が発生します
一律のルールで運用する場合
退職日と削除実行日の間に猶予期間（60日程度）を設けて一括処理する方法です。
最終出社日または退職日に、削除対象ユーザーのステータスを「一時停止」に変更します。猶予期間が経過してからユーザーを削除します。
- 向いているケース：退職者が多い、または頻繁に発生するなど個別対応が難しい組織
- 注意点：猶予期間中に処理中のチケットが完了しない場合、アーカイブされるリスクが残ります
「一時停止」ステータスのユーザーはサインインできなくなりますが、処理中のチケットはアーカイブされません。ユーザーのステータスについては、ユーザーのステータスを変更するを参照してください。
削除対象が承認者の場合
削除による影響
削除された承認者が関わるチケットには、以下の2つの影響が発生します。
チケットの承認経路に承認者が不在になる
削除されたユーザーで承認が止まっているチケットは、誰も操作できなくなります。管理者が別の承認者を追加指定する必要があります。
経路のエラーが発生する
承認者タイプ「ユーザーを指定」で削除されるユーザーを直接指定している場合、経路エラーを修正して再公開するまで新規申請できなくなります。すでに申請中のチケットには影響ありません。
削除のタイミングと手順
削除前の手順として、承認中のチケットがなくなってから削除する方法と、一律のルールで運用する方法の2つのアプローチがあります。組織の規模や管理体制に合わせて選択してください。
承認中のチケットがなくなってから削除する場合
いずれの方法も、新しい承認依頼が退職者に送られないよう、組織図・経路の設定を変更してください。
「承認リクエストの引き継ぎ」機能を使う
指定したユーザーの承認リクエストを他のユーザーに引き継ぐ機能を使って、対象者が承認者にアサインされているチケットを後任者に引き継いだ後、ユーザーを削除します。
- 向いているケース：後任者を個別に設定できる管理体制がある組織
- 注意点：チケットごとに後任者を管理者が個別に把握・設定するオペレーションが必要です
退職者本人に全て処理してもらう
退職前に全ての承認を完了してもらいます。管理者が対象ユーザーの未承認チケットがなくなったことを確認してからユーザーを削除します。ステータスはチケット検索画面から確認できます。
- 向いているケース：退職前に十分な引き継ぎ期間を確保できる組織
- 注意点：退職日までに未承認チケットが残る場合があるため、管理者による定期確認が必要です。
一律のルールで運用する場合
退職日と削除実行日の間に猶予期間（60日程度）を設けて一括処理する方法です。
退職者の最終出社日の1ヶ月程度前から、後任者を代理承認者に設定します。その後、一定の猶予期間（60日程度）が経過してからユーザーを削除します。代理承認者の設定は、退職者自身または管理者が行えます。
代理元ユーザーを削除または「一時停止」に変更すると、代理承認が機能しなくなります。必ず猶予期間が経過してからユーザーを削除してください。
- 向いているケース：退職者が多い、または頻繁に発生するなど個別対応が難しい組織
- 注意点：代理承認の設定前からアサインされているチケットは、退職者本人による承認が必要です。猶予期間中に未承認のまま残るリスクが残ります