チケット承認後に帳票を自動アップロードする（エンタープライズプランのみ）
この機能はエンタープライズプラン以上限定です。
kickflowでは、帳票出力を設定したワークフローにて申請されたチケットを承認後、帳票をGoogleドライブもしくはBoxへ自動でアップロードすることが可能です。
帳票を自動アップロードするには
前提
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事前にワークフローへ帳票出力を設定する必要があります。
Googleドライブへの自動アップロード設定内容
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「管理センター」＞「外部連携」＞「Googleドライブ」 から、 「 Googleアカウントで認証」 をクリックし、Googleドライブと連携します。
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「管理センター」＞「ワークフロー」＞「ワークフロー」 から、帳票出力を設定したワークフローの詳細画面を開きます。
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「帳票出力」 内の 「Googleドライブへ自動アップロード」 から 編集ボタンをクリックします。
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「 Googleドライブへ自動アップロード」 内の 「GoogleドライブのフォルダID」 を入力し、保存をクリックします。
※GoogleドライブのフォルダIDは、GoogleドライブのフォルダのURLの中の「/folders/」以降の文字列です。
Googleアカウントで認証を行う際のGoogleアカウントのメールアドレスと、kickflowにログインしているメールアドレスは一致している必要があります。
Boxへの自動アップロード設定内容
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「管理センター」＞「外部連携」＞「Box」 から、「 Boxアカウントで認証」をクリックし、Boxと連携します。
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「管理センター」＞「ワークフロー」＞「ワークフロー」 から、帳票出力を設定したワークフローの詳細画面を開きます。
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「帳票出力」 内の 「Boxへ自動アップロード」 から 編集ボタンをクリックします。
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「Boxへ自動アップロード」 内の 「BoxのフォルダID」 を入力し、保存をクリックします。
※BoxのフォルダIDは、BoxのフォルダのURLの中の「/folder/」以降の半角英数字です。
- Boxへの帳票自動アップロードに複数回失敗した場合、ワークフローの管理権限を持つユーザーと外部連携の管理権限を持つユーザーにメール通知が行われます。
- 60日間Boxへの帳票自動アップロードが行われなかった場合、その後の帳票自動アップロードに失敗しエラーが通知されることがあります。 その場合は、連携解除ボタンを押し再度Boxと連携してください。
- BoxのIP制限機能を利用している場合、kickflowのIPアドレスをBoxに登録する必要があります。kickflowのIPアドレスは WebhookのIPアドレス と同じです。
注意事項
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出力される帳票のファイル名は「[ファイル名のフォーマット].pdf」です。設定していない場合は、「 [チケット番号].pdf」となります。
ファイル名のフォーマットの設定方法はこちらをご参照ください。 -
自動でアップロードされる帳票はPDF形式のみとなります。
※ 「帳票出力」 内の 「出力を許可するフォーマット」 にて、 [Excel形式] のみを選択した場合においてもPDF形式での出力となります。
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チケット承認後、指定したフォルダへアップロードされますが、アップロード完了までお時間を要する可能性があります。