kickflowでは承認やタスクの流れをワークフローという単位で管理します。ワークフローは主にフォームの設定と経路の条件分岐から構成されます。
kickflowでは経路は複数の類似のワークフローで共有できるようにするため、ワークフローの作成の前に経路を作成しておく必要があります。詳しくは経路を作成するをご参照ください。
ワークフローを作成するには
- 「管理センター」＞「ワークフロー」＞「ワークフロー」を開きます。
- 「新規作成」をクリックします。
- 基本情報を入力します。
- ワークフロー名：このワークフローの名前です。管理者以外のユーザーがチケットを作成するときに表示されるので、他のユーザーにとって分かりやすい名前を入力してください
- 説明文：このワークフローの説明文です。管理者以外のユーザーがチケットを作成するときに表示されるので、他のユーザーにとって分かりやすい名前を入力してください
- フォルダ：このワークフローを管理するフォルダです。
- ワークフローの種類：汎用ワークフロー（デフォルト）か明細付きワークフローかを選択してください。
- フォームの設定を入力します。
- タイトル：ユーザーがチケットを作成する際に自由にタイトルを付けさせたい場合、チェックしてください。
- 明細：明細付きワークフローを選択したときのみ表示されます。
- 明細の入力項目（列）を追加してください。各項目には、タイトル、説明文、型、回答必須などを入力します。
- 使用可能な型には以下のようなものがあります。
型 説明 テキスト（短文） 短文用のテキストフィールド（一行）です 整数 整数のみ入力可能なテキストフィールドです 数値 数値のみ入力可能なテキストフィールドです 自動計算 他の整数や数値の入力から自動的に計算した値を入力するフィールドです チェックボックス 複数の選択肢の中から0個以上を選択可能なチェックボックスです プルダウン 複数の選択肢の中から1個を選択可能なプルダウンです 日付 日付を選択可能なフィールドです ファイル 添付ファイルをアップロード可能なフィールドです（複数ファイル可） 汎用マスタ 汎用マスタの中からアイテムを選択するフィールドです
- 入力項目
- フォームの入力項目を追加してください。各項目には、タイトル、説明文、型、回答必須などを入力します。
- 使用可能な型には以下のようなものがあります。
型 説明 テキスト（短文） 短文用のテキストフィールド（一行）です テキスト（長文） 長文用のテキストエリア（複数行）です 整数 整数のみ入力可能なテキストフィールドです 数値 数値のみ入力可能なテキストフィールドです 自動計算 他の整数や数値の入力から自動的に計算した値を入力するフィールドです チェックボックス 複数の選択肢の中から0個以上を選択可能なチェックボックスです プルダウン 複数の選択肢の中から1個を選択可能なプルダウンです 日付 日付を選択可能なフィールドです ファイル 添付ファイルをアップロード可能なフィールドです（複数ファイル可） 汎用マスタ 汎用マスタの中からアイテムを選択するフィールドです ユーザー ユーザーの中から1つを選択するフィールドです チーム チームの中から1つを選択するフィールドです チケット チケットの中から1つを選択するフィールドです
- クラウドサイン連携：詳しくは以下の記事をご確認ください。
- 経路の設定を入力します。このワークフローでどの経路を使用するかを選択してください。
- 経路は分岐させたり、特定の条件下で申請を拒否することもできます。詳しくはワークフローに経路分岐や申請拒否ルールを設定するをご覧ください。
- 詳細設定を入力します。
- チケット番号のフォーマット：チケットに採番する番号のフォーマットを定義できます。
- 締切日の注意事項：ユーザーがチケット作成時に締切日を設定する画面において、管理者が注意事項を表示することができます。締切日に制約がある場合などにご利用ください（例えば、締切日は最短5営業日以降にしてほしいなど）。
- 特定のユーザーを自動的に閲覧者にする：このワークフローでチケットが作成されたときに、自動的に特定のユーザーを閲覧者として追加することができます。
- 特定のユーザーに自動的にウォッチさせる：このワークフローでチケットが作成されたときに、自動的に特定のユーザーやチームにそのチケットをウォッチさせることができます。ウォッチリストについては、「チケットをウォッチする」をご参照ください。
- 保存して公開をクリックします。