ワークフローを作成する
kickflowでは承認やタスクの流れをワークフローという単位で管理します。ワークフローは主に フォームの設定 と 経路の条件分岐 から構成されます。
kickflowでは経路を複数のワークフローで共有するため、ワークフローの作成の前に経路を作成する必要があります。詳しくは 経路を作成する をご参照ください。
ワークフローを作成・編集・削除できるのは、ワークフローの管理権限を持つ管理者のみです。
ワークフローを作成するには
1. 「管理センター」＞「ワークフロー」＞「ワークフロー」 を開きます。
2.「新規作成」 をクリックします。
3. 基本情報 を入力します。
- ワークフロー名：このワークフローの名前です。管理者以外のユーザーがチケットを作成するときに表示されるので、他のユーザーにとって分かりやすい名前を入力してください
- 説明文：このワークフローの説明文です。管理者以外のユーザーがチケットを作成するときに表示されるので、他のユーザーにとって分かりやすい名前を入力してください
- このバージョンの管理用メモ：このワークフローの該当バージョンに対する管理者用のメモを記載してください。
- チケット番号のフォーマット：チケット番号のフォーマットを変更したい場合は、設定してください。詳しくは チケット番号のフォーマットを設定する をご覧ください。
- チケット番号のプレビュー：「チケット番号のフォーマット」で設定した出力結果を確認できます。
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採番グループ：このワークフローのチケット番号の採番に、採番グループを使用する場合に選択します。詳しくは 採番グループを設定する をご覧ください。
- 採番グループを設定する際は、下部にある注意事項をあらかじめご確認ください。
- フォルダ：このワークフローを管理するフォルダです。
- カテゴリー：申請者がワークフローを検索しやすいように、カテゴリを設定してください。詳しくは ワークフローのカテゴリを設定する をご覧ください。
4. フォームの設定 を入力します。
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タイトル：チケットのタイトルの入力方法を選択します。
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選択肢 説明 申請者が自由入力 申請者がチケット作成・編集時に自由に入力できます。 自動計算 管理者の設定した計算式通りに自動的に計算されます。 タイトルなし タイトルを設定できません。
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セクション：複数のフィールドをグループ化する「汎用セクション」と、明細専用の「明細セクション」の2つの種類があります。
- ワークフロー作成時は、汎用セクションに1つのフィールドがある状態がデフォルトとなりますので、必要に応じてセクションを追加してください。
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フィールド
- 汎用セクション内で追加できます。
- 各項目には、タイトル、説明文、型、回答必須などを入力します。
- 使用可能な型には以下のようなものがあります。
型 説明 テキスト（短文） 短文用のテキストフィールド（一行）です テキスト（長文） 長文用のテキストエリア（複数行）です 整数 整数のみ入力可能なテキストフィールドです 数値 数値のみ入力可能なテキストフィールドです 自動計算 他の整数や数値の入力から自動的に計算した値を入力するフィールドです
※循環参照を避けるために、自動計算項目より前項目の変数しか利用できない制限がありますチェックボックス 複数の選択肢の中から0個以上を選択可能なチェックボックスです プルダウン 複数の選択肢の中から1個を選択可能なプルダウンです 日付 日付を選択可能なフィールドです ファイル 添付ファイルをアップロード可能なフィールドです（複数ファイル可） 汎用マスタ 汎用マスタの中からアイテムを選択するフィールドです ユーザー ユーザーの中からアイテムを選択するフィールドです チーム チームの中からアイテムを選択するフィールドです チケット チケットの中からアイテムを選択するフィールドです ボタン（外部API連携） 外部のAPIを呼び出し、レスポンスを他のフィールドに入力するボタンです
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明細フィールド：明細における列にあたります。
- 明細セクション内で追加できます。
- 各項目には、タイトル、説明文、型、回答必須などを入力します。
- 使用可能な型には以下のようなものがあります。
型 説明 テキスト（短文） 短文用のテキストフィールド（一行）です 整数 整数のみ入力可能なテキストフィールドです 数値 数値のみ入力可能なテキストフィールドです 自動計算 他の整数や数値の入力から自動的に計算した値を入力するフィールドです
※循環参照を避けるために、自動計算項目より前項目の変数しか利用できない制限がありますチェックボックス 複数の選択肢の中から0個以上を選択可能なチェックボックスです プルダウン 複数の選択肢の中から1個を選択可能なプルダウンです 日付 日付を選択可能なフィールドです ファイル 添付ファイルをアップロード可能なフィールドです（複数ファイル可） 汎用マスタ 汎用マスタの中からアイテムを選択するフィールドです ユーザー ユーザーの中からアイテムを選択するフィールドです チーム チームの中からアイテムを選択するフィールドです チケット チケットの中からアイテムを選択するフィールドです
- クラウドサイン連携：詳しくは以下の記事をご確認ください。
5. 経路の設定 を入力します。このワークフローでどの経路を使用するかを選択してください。
- 経路は分岐させたり、特定の条件下で申請を拒否することもできます。詳しくは ワークフローに経路分岐や申請拒否ルールを設定する をご覧ください。
6. 詳細設定 を入力します。
- 特定のユーザーを自動的に閲覧者にする：このワークフローでチケットが作成されたときに、自動的に特定のユーザーを閲覧者として追加することができます。
- 特定のユーザーに自動的にウォッチさせる：このワークフローでチケットが作成されたときに、自動的に特定のユーザーやチームにそのチケットをウォッチさせることができます。ウォッチリストについては、 「チケットをウォッチする」 をご参照ください。
- カスタムステップの追加：申請者や承認者が承認経路に任意のステップ（カスタムステップ）を追加することができ、カスタムステップを許可する/しないを設定することができます。デフォルトではカスタムステップの追加を許可されておりますが、許可しない場合は「 承認経路にカスタムステップを追加する」をご参照ください
7. 「保存して有効化」 をクリックします。
注意事項
- 採番グループには次の制限があります。ワークフローに設定する際はご注意ください。
- ワークフローと採番グループの紐付けは新規作成時にのみ行えます。
- ワークフローに設定した採番グループを、後から変更することはできません。
採番グループを変更・解除する場合は、ワークフローを作成し直してください。