ワークフローを作成する
kickflowでは承認やタスクの流れをワークフローという単位で管理します。ワークフローは主にフォームの設定と経路の条件分岐から構成されます。
kickflowでは経路を複数のワークフローで共有するため、ワークフローの作成の前に経路を作成する必要があります。詳しくは経路を作成するをご参照ください。
ワークフローを作成するには
1. 「管理センター」>「ワークフロー」>「ワークフロー」を開きます。
2.「新規作成」をクリックします。
3. 基本情報を入力します。
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- ワークフロー名:このワークフローの名前です。管理者以外のユーザーがチケットを作成するときに表示されるので、他のユーザーにとって分かりやすい名前を入力してください
- 説明文:このワークフローの説明文です。管理者以外のユーザーがチケットを作成するときに表示されるので、他のユーザーにとって分かりやすい名前を入力してください
- フォルダ:このワークフローを管理するフォルダです。
- ワークフローの種類:汎用ワークフロー(デフォルト)か明細付きワークフローかを選択してください。
4. フォームの設定を入力します。
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- タイトル:チケットのタイトルの入力方法を選択します。
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選択肢 説明 申請者が自由入力 申請者がチケット作成・編集時に自由に入力できます。 自動計算 管理者の設定した計算式通りに自動的に計算されます。 タイトルなし タイトルを設定できません。
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- 明細:明細付きワークフローを選択したときのみ表示されます。
- 明細の入力項目(列)を追加してください。各項目には、タイトル、説明文、型、回答必須などを入力します。
- 使用可能な型には以下のようなものがあります。
型 説明 テキスト(短文) 短文用のテキストフィールド(一行)です 整数 整数のみ入力可能なテキストフィールドです 数値 数値のみ入力可能なテキストフィールドです 自動計算 他の整数や数値の入力から自動的に計算した値を入力するフィールドです
※循環参照を避けるために、自動計算項目より前項目の変数しか利用できない制限があります
チェックボックス 複数の選択肢の中から0個以上を選択可能なチェックボックスです プルダウン 複数の選択肢の中から1個を選択可能なプルダウンです 日付 日付を選択可能なフィールドです ファイル 添付ファイルをアップロード可能なフィールドです(複数ファイル可) 汎用マスタ 汎用マスタの中からアイテムを選択するフィールドです
- 入力項目
- フォームの入力項目を追加してください。各項目には、タイトル、説明文、型、回答必須などを入力します。
- 使用可能な型には以下のようなものがあります。
型 説明 テキスト(短文) 短文用のテキストフィールド(一行)です テキスト(長文) 長文用のテキストエリア(複数行)です 整数 整数のみ入力可能なテキストフィールドです 数値 数値のみ入力可能なテキストフィールドです 自動計算 他の整数や数値の入力から自動的に計算した値を入力するフィールドです
※循環参照を避けるために、自動計算項目より前項目の変数しか利用できない制限があります
チェックボックス 複数の選択肢の中から0個以上を選択可能なチェックボックスです プルダウン 複数の選択肢の中から1個を選択可能なプルダウンです 日付 日付を選択可能なフィールドです ファイル 添付ファイルをアップロード可能なフィールドです(複数ファイル可) 汎用マスタ 汎用マスタの中からアイテムを選択するフィールドです ユーザー ユーザーの中からアイテムを選択するフィールドです チーム チームの中からアイテムを選択するフィールドです チケット チケットの中からアイテムを選択するフィールドです ボタン(外部API連携) 外部のAPIを呼び出し、レスポンスを他のフィールドに入力するボタンです
- クラウドサイン連携:詳しくは以下の記事をご確認ください。
- タイトル:チケットのタイトルの入力方法を選択します。
5. 経路の設定を入力します。このワークフローでどの経路を使用するかを選択してください。
- 経路は分岐させたり、特定の条件下で申請を拒否することもできます。詳しくはワークフローに経路分岐や申請拒否ルールを設定するをご覧ください。
6. 詳細設定を入力します。
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- チケット番号のフォーマット:チケットに採番する番号のフォーマットを定義できます。
- 締切日の注意事項:ユーザーがチケット作成時に締切日を設定する画面において、管理者が注意事項を表示することができます。締切日に制約がある場合などにご利用ください(例えば、締切日は最短5営業日以降にしてほしいなど)。
- 特定のユーザーを自動的に閲覧者にする:このワークフローでチケットが作成されたときに、自動的に特定のユーザーを閲覧者として追加することができます。
- 特定のユーザーに自動的にウォッチさせる:このワークフローでチケットが作成されたときに、自動的に特定のユーザーやチームにそのチケットをウォッチさせることができます。ウォッチリストについては、「チケットをウォッチする」をご参照ください。
7. 「バージョンを保存」をクリックします。