共有ユーザーの設定方法と設定箇所ごとの違い
「共有ユーザー」とは、申請者・承認者・管理者以外でチケットを閲覧できるユーザーのことです。
特定のユーザーやチームを共有ユーザーに設定すると、チケットの閲覧範囲を広げられます。
共有ユーザーを設定できる箇所は複数あり、適用される範囲やタイミングが異なります。
本記事では、設定する前に知っておきたい仕組みと、目的別の設定方法を説明します。
設定する前に知っておきたいこと
デフォルトの共有ユーザーは削除できない
すべてのチケットには、デフォルトで以下のユーザーが共有ユーザーとして設定されます。
- 申請者
- 申請者の代理申請者
- 承認者
- 承認者の代理承認者
なお、「チケットの管理権限（閲覧）」を持つ管理者は、共有ユーザーの設定にかかわらずすべてのチケットを閲覧できます。
承認経路に入ったユーザー（承認者・代理承認者）の閲覧権限は、後から削除できません。
一時的に確認してほしいだけのユーザーを回覧ステップや確認ステップに入れると、業務の完了後も閲覧権限を外せなくなります。
後から閲覧権限を外す可能性があるユーザーは、経路に入れないように設定してください。
チームで指定すると、後からチームに所属したメンバーにも自動で反映される
共有ユーザーの指定方法によって、入社・異動などにより後からチームに所属したユーザーが閲覧できるかどうかが変わります。
チームを直接指定した場合
そのチームに所属中のメンバーが閲覧対象になります。後から入社・異動してきたメンバーも自動で閲覧でき、チームを離れたメンバーは閲覧できなくなります。この変更は、申請済みのチケットにも反映されます。
（例：「人事部」を共有ユーザーに指定した場合、来月入社した田中さんが人事部に配属されれば、自動的に閲覧できるようになります）
ユーザー個人を直接指定した場合
指定したユーザーだけが閲覧対象になります。その後にチームのメンバーが変わっても影響を受けません。
「申請者の上長」「申請チームのメンバー」を自動追加した場合
申請した時点で条件に合致するメンバーが、個人として追加されます。チームを直接指定した場合とは異なり、その後の入社・異動は反映されません。申請済みのチケットにも追加されません。
設定箇所の比較
設定箇所によって「どのチケットに効くか」と「後からメンバーが変わったとき自動で更新されるか」が異なります。
| 設定箇所 | いつのチケットに効くか | 所属変更の自動反映 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| デフォルト（自動） | すべてのチケット | ― | 削除不可 |
| ワークフローの「共有ユーザー」 | 過去・現在・今後のすべて | チーム指定の場合は自動反映 | ― |
| 申請者の上長を自動追加 | 設定したバージョンで申請されたチケットのみ | 反映されない（申請時点で固定） | ― |
| 申請チームのメンバーを自動追加 | 設定したバージョンで申請されたチケットのみ | 反映されない（申請時点で固定） | ― |
| チケット申請時・詳細画面 | そのチケット1件のみ | チーム指定の場合は自動反映 | ― |
| 一括追加・除外 | 絞り込んだ複数チケット | ― | 取り消し不可 |
| オートメーション | 条件が成立したチケットのみ | チーム指定の場合は自動反映 | ユーザーへの通知はされない（チケットの操作履歴には記録される） |
目的別の設定方法
1. 特定のワークフローのチケットを、常に特定のユーザーに共有したい
設定箇所：「管理センター」→「ワークフロー」→ 対象のワークフロー →「共有ユーザー」
ユーザーを直接指定します。ワークフローごとに最大100件まで設定できます。
ワークフローを改訂しても、過去・現在・今後のすべてのチケットに適用されます。後から入社・異動してきた担当者に、申請済みのチケットをまとめて共有したい場合に向いています。
設定手順は、チケットの共有ユーザーを追加するを参照してください。
2. 特定のワークフローのチケットを、特定のチームに所属中のユーザーに共有したい
設定箇所：「管理センター」→「ワークフロー」→ 対象のワークフロー →「共有ユーザー」
チームを直接指定します。役職や下位チームでの限定も選べます。ワークフローごとに最大100件まで設定できます。
チームで指定すると、チームに所属中のメンバーが常に閲覧対象になります。ワークフローを改訂しても、過去・現在・今後のすべてのチケットに適用され、後から入社・異動してきたメンバーにも自動で反映されます。
設定手順は、チケットの共有ユーザーを追加するを参照してください。
3. 申請者の上長や、同じ申請チームのメンバーに自動で見せたい
設定箇所：「管理センター」→「ワークフロー」→ 対象のワークフロー → バージョンの作成・編集 →「詳細設定」→「特定のユーザーを自動的に共有ユーザーに追加する」
以下のいずれかを選べます。
- 申請者の上長を追加：「直属の上長を追加」（すぐ上の上長のみ）または「すべての上長を追加」（最上位まで遡ったすべての上長）から選びます。
- 申請チームのメンバーを追加：申請者が所属するチームのメンバー全員を追加します。
この設定はバージョンごとに行います。設定したバージョンで申請されたチケットに適用され、既存のバージョンで申請済みのチケットや、別バージョンのチケットには追加されません。追加されるユーザーは申請時点で確定し、その後ステップが進むたびに、その時点のメンバーで再追加されます。
「すべての上長を追加」では、組織図を最上位まで遡ります。申請チームの上位組織にいる上長は、他部署であっても共有ユーザーに含まれます。閲覧範囲を絞りたい場合は、「直属の上長を追加」を使うか、特定のチームを直接指定してください。
設定手順は、ワークフローを作成するの「詳細設定」を参照してください。
4. 特定のチケットだけ、例外的に見せたい
設定箇所：チケットの作成画面の「共有ユーザーを追加」、またはチケット詳細画面の「共有設定」
表示中の1件のチケットに対して、ユーザーやチームを共有ユーザーに追加できます。ワークフローで「ユーザーによる共有ユーザーの編集を許可する」が有効な場合に、申請者・承認者が操作できます。チケットの管理権限を持つ管理者は、設定にかかわらず常に操作できます。
操作手順は、チケットの共有ユーザーを追加するを参照してください。
5. 申請済みのチケットに、見せる人をまとめて追加・除外したい
設定箇所：「管理センター」→「チケット管理」→「共有ユーザーの一括追加」「共有ユーザーの一括除外」
検索条件で絞り込んだ複数のチケットに対して、特定のユーザーを一括で追加・除外できます。中途入社の担当者に申請済みのチケットをまとめて共有するなど、スポット対応に向いています。
操作手順は、複数のチケットに共有ユーザーを一括追加すると複数のチケットから共有ユーザーを一括除外するを参照してください。
6. 条件に応じて自動で見せたい・あとで外したい
設定箇所：「管理センター」→「ワークフロー」→ 対象のワークフロー →「オートメーション」
ステータスの変化などの条件が成立したときに、指定したユーザー・チームを自動的に共有ユーザーに追加できます。対象は役職やチームで絞り込めるため、たとえば「特定チームの管理職にだけ、決裁完了後に共有する」といった運用も可能です。条件に応じて付与したい場合や、後から外す運用に向いています。
設定手順は、オートメーションを設定するを参照してください。